Message d’accueil téléphonique : des exemples prêts à copier

« Un message d’accueil doit être concis », écrit l’Office québécois de la langue française (OQLF) dans sa Vitrine linguistique. Il confirme aussi à la personne qui appelle qu’elle est au bon endroit. Voici des exemples à copier. Remplacez ce qui est entre crochets par vos mots.

Pendant les heures d’ouverture

L’OQLF recommande de donner le nom de l’entreprise dès le début de l’appel, et de se nommer (Recevoir un appel).

[Nom de l’entreprise], bonjour! [Votre prénom] à l’appareil. Comment puis-je vous aider?

En français d’abord, avec l’anglais offert

L’article 5 de la Charte de la langue française : « Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. » Commencez donc en français, puis offrez l’anglais en une phrase courte, en anglais :

[Nom de l’entreprise], bonjour! Comment puis-je vous aider? If you’d prefer English, just say so.

L’ordre que recommande l’OQLF : français, puis anglais, puis français

Dans une entreprise, le message d’accueil se fait en français, et le français a la priorité si vous ajoutez une autre langue. Pour les services téléphoniques centralisés, comme un service à la clientèle, l’OQLF précise l’ordre : « le message débute en français, se poursuit en anglais […], puis revient en français » (Vitrine linguistique). L’anglais tient en une courte consigne. Un message de boîte vocale dans cet ordre :

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Laissez-nous votre nom et votre numéro après le signal sonore. You can also leave your message in English. Nous vous rappellerons le plus tôt possible.

Le soir et la fin de semaine

Un message enregistré dit que c’est fermé, donne les heures et invite à laisser un message.

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont fermés. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Laissez-nous votre nom et votre numéro après le signal sonore, et nous vous rappellerons le plus tôt possible.

La version bilingue ajoute l’anglais après le français :

You’ve reached [Business name]. We’re closed right now. Our hours are Monday to Friday, 8 a.m. to 5 p.m. Leave your name and number after the tone, and we’ll call you back as soon as we can.

Les congés : le 24 juin et le 1er juillet

Au Québec, le 24 juin est le jour de la fête nationale (Loi sur la fête nationale). Un message de congé dit quand vous serez de retour :

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont fermés le 24 juin et le 1er juillet. Nous serons de retour le [jour], à 8 h. Laissez-nous un message, et nous vous rappellerons le plus tôt possible.

Message d’absence téléphonique pour le temps des Fêtes

Dites les jours de fermeture et l’heure de votre retour. Trois messages à copier :

Fermé pendant les Fêtes :

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont fermés pour le temps des Fêtes, du 24 décembre au 2 janvier. Nous serons de retour le 4 janvier, à 9 h. Laissez-nous votre nom et votre numéro, et nous vous rappellerons à notre retour. Joyeuses Fêtes!

Horaire réduit :

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Pendant les Fêtes, nous sommes ouverts de 9 h à midi, sauf les 25 et 26 décembre et les 1er et 2 janvier. Laissez-nous un message, et nous vous rappellerons le plus tôt possible.

Bilingue, dans l’ordre de l’OQLF :

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nous sommes fermés du 24 décembre au 2 janvier. We’re closed from December 24 to January 2, and you can leave your message in English. Laissez-nous un message, et nous vous rappellerons à notre retour. Joyeuses Fêtes!

Une clinique

Dans une clinique, la phrase sur l’urgence vient avant le reste :

Vous êtes bien à la clinique [Nom de la clinique]. Si c’est une urgence, raccrochez et composez le 911. Pour prendre ou changer un rendez-vous, restez en ligne.

Ce que dit une réceptionniste IA

Sur la ligne en français d’une entreprise de plomberie, Cedri répond avec ces mots. Ils viennent du code qui écrit sa première phrase, avec Cami, le prénom qu’elle prend quand vous n’en choisissez pas :

Bonjour, ici Cami à [votre entreprise]. Je suis une assistante IA et cet appel peut être enregistré. Je peux vous réserver une visite ou répondre à vos questions. If you'd prefer English, just say so.

Elle dit qu’elle est une IA et que l’appel peut être enregistré, puis elle offre l’anglais. Si vous écrivez votre propre message d’accueil, elle le dit quand même, à moins que votre message le dise déjà. Sur une ligne en anglais, elle commence ainsi :

Hi, this is Cami at [your business]. I'm an AI assistant and this call may be recorded. I can book you a visit or answer a question. Si vous préférez le français, dites-le-moi.

Ce que l’avis d’enregistrement veut dire au Québec : notre article sur la Loi 25.

Pour que Cedri réponde au numéro que vos clients appellent déjà, renvoyez-le : notre guide du renvoi d’appel donne les étapes pour chaque fournisseur.